Để đảm bảo tính trung thực, hiệu quả trong hoạt động mua sắm vật tư, hàng hóa và dịch vụ, việc tuân thủ quy tắc nghề nghiệp là điều không thể thiếu đối với mỗi thành viên Ban quản trị và Công ty quản lý.

Ban quản trị và Công ty quản lý phải thực hiện theo các quy định tại Luật đấu thầu nếu liên quan đến việc mua sắm vật tư, hàng hoá và dịch vụ.

Ban quản trị và Công ty quản lý cần tiến hành đấu thầu theo hình thức mở và công bằng.

Thành viên của Ban quản trị và Công ty quản lý không được gợi ý hoặc chấp nhận bất kỳ lợi ích nào từ nhà cung cấp hoặc nhà thầu liên quan đến hồ sơ dự thầu.

Thành viên của Ban quản trị và Công ty quản lý không được gợi ý hoặc chấp nhận bất kỳ lợi ích nào liên quan đến nhiệm vụ của mình, trừ khi được sự cho phép của Ban quản trị.

Ban quản trị và Công ty quản lý cần chuẩn bị thư mời thầu về các loại vật tư, hàng hoá, dịch vụ cần thiết, chi phí ước tính tương ứng, thời gian mở hồ sơ dự thầu và các điều khoản của hợp đồng liên quan và dán bản sao thư mời đấu thầu ở vị trí nổi bật trong tòa nhà.

Hồ sơ dự thầu cần được niêm phong và gửi vào hộp được khóa cẩn thận và đánh dấu “Hộp đựng hồ sơ thầu” và hộp này phải ở vị trí an toàn và nổi bật trong tòa nhà. Hai chìa khóa của hộp đựng hồ sơ dự thầu được do thành viên chịu trách nhiệm cất giữ riêng biệt.

Số lượng tối thiểu các hồ sơ dự thầu được quy định cụ thể phụ thuộc từng loại vật tư, hàng hóa, dịch vụ.

Ngày kết thúc nhận hồ sơ dự thầu phải được nêu rõ trong thư mời thầu. Các hồ sơ nộp muộn sẽ không được chấp nhận.

Trường hợp số lượng hồ sơ dự thầu hợp lệ ít hơn số lượng hồ sơ quy định, Ban quản trị và Công ty quản lý phải thông qua quyết định chấp nhận hoặc từ chối thực hiện việc đấu thầu.

Tất cả các hồ sơ dự thầu sẽ được mở tại cùng một thời điểm với sự có mặt của các thành viên Ban quản trị và Công ty quản lý họ phải ký nhận và cập nhật ngày tháng cho từng hồ sơ dự thầu.

Ban quản trị và Công ty quản lý  không được chia hợp đồng mua sắm từ hợp đồng có giá trị lớn hơn với mục đích duy nhất là tránh phải tuân thủ các quy định của Luật đấu thầu.

Hồ sơ dự thầu phải được thông qua theo đa số phiếu nếu cần có sự phê duyệt từ Hội nghị nhà chung cư. Trường hợp có trên hai sự lựa chọn thay thế và các lựa chọn này không nhận được đa số phiếu trong vòng đầu tiên, hội nghị nhà chung cư sẽ tiến hành một vòng bỏ phiếu thứ hai để thực hiện theo yêu cầu đại đa số.

Thành viên của Ban quản trị và Công ty quản lý phải cung cấp thông tin bằng văn bản cho Ban quản trị  về bất kỳ lợi ích cá nhân hoặc lợi ích kinh tế có thể có trong bất kỳ hồ sơ dự thầu nào mà Ban quản trị xem xét. Nếu thành viên hành viên của Ban quản trị và Công ty quản lý có lợi ích cá nhân hoặc lợi ích kinh tế trong hồ sơ dự thầu thì thành viên đó sẽ không được bỏ phiếu lựa chọn hồ sơ dự thầu tại cuộc họp với Ban quản trị. Công ty quản lý cần thông báo bằng văn bản cho Ban quản trị về bất kỳ lợi ích cá nhân hoặc lợi ích kinh tế của mình trong bất kỳ hồ sơ dự thầu nào mà Ban quản trị và Công ty quản lý xem xét.

Ban quản trị và Công ty quản lý có trách nhiệm duy trì và lưu trữ một cách an toàn tất cả các tài liệu đấu thầu, bản sao của hợp đồng, tài khoản, hoá đơn và các tài liệu khác liên quan đến mua sắm vật tư, hàng hoá và dịch vụ trong khoảng thời gian nhất định.

Ban quản trị và Công ty quản lý phải cho phép chính quyền, đại diện của người thuê nhà, cư dân, bên nhận thế chấp đã đăng ký hoặc bất kỳ ai được chủ sở hữu hoặc bên nhận thế chấp đã đăng ký ủy quyền bằng văn bản kiểm tra các tài liệu nêu tại mục 14 tại bất kỳ thời điểm hợp lý nào.

Các tài liệu nêu trong mục 14 phải bao gồm đầy đủ thông tin giúp người kiểm tra tính toán được khả năng tài chính của ngân sách (bao gồm cả khả năng tài chính trong tương lai) tại thời điểm kiểm tra.