Quản lý chung cư không chỉ có một cách duy nhất là thông qua Ban Quản trị nhưng thực tế tại các nước đã cho thấy đây là một trong những giải pháp tốt nhất hiện nay.
Vai trò của việc thành lập Ban Quản trị chính là:
Mỗi tòa nhà chung cư hiện nay bao gồm hàng trăm đến hàng nghìn căn hộ. Đó là tài sản chung của các cư dân. Chính vì vậy, mỗi cư dân phải có trách nhiệm tham gia vào việc quản lý và bảo trì bảo dưỡng tòa nhà. Họ phải tham gia và chịu trách nhiệm cho các tai nạn có thể xảy ra trong quá trình quản lý hoặc bảo trì tòa nhà chưa đúng cách.
Quản lý và duy trì chung cư không phải là việc đơn giản. Nó bao gồm vô số vấn đề liên quan từ dịch vụ làm sạch, dọn dẹp, an ninh, kiểm soát côn trùng, xử lý rác thải trong khu vực công cộng cho đến các công việc không định kỳ, chẳng hạn lựa chọn công ty quản lý tài sản và phí bảo trì bảo dưỡng tòa nhà. Tất cả các vấn đề đó chỉ được thực hiện một cách suôn sẻ, êm thấm khi nhận được sự đồng thuận của tất cả các cư dân. Nhưng đối với các tòa nhà có đến hàng nghìn căn hộ thì điều này là không khả thi thậm chí là không thực tế.
Chính vì sự phi thực tế đó nên mỗi chung cư cần lập ra một Ban Quản trị. Theo Luật nhà ở, Ban Quản trị sẽ đại diện cho ý chí, quyền lợi và nghĩa vụ của tất cả các cư dân để quyết định những vấn đề cốt lõi liên quan đến quản lý chung cư.
Ban Quản trị được quyền kiểm soát, sửa chữa, quản lý các khu vực công cộng và các tiện ích chung của tòa nhà. Ban Quản trị có quyền thay mặt cư dân kí kết hợp đồng với các công ty quản lý, vận hành nhà chung cư cũng như hợp đồng bảo trì với các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân; chỉ định hoặc chấm dứt hoạt động đối với một công ty quản lý và quyền theo dõi, kiểm tra các công việc của công ty này.
Theo Luật nhà ở, Ban Quản trị chung cư hoạt động theo nguyên tắc đa số. Mọi vấn đề về việc kiểm soát, quản lý các khu vực công cộng của tòa nhà đều được thông qua trong Hội nghị nhà chung cư .
Ban Quản trị tiến hành lấy ý kiến của cư dân đánh giá chất lượng dịch vụ quản lý vận hành của doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư; thay mặt cư dân nêu các đề xuất, xin hỗ trợ, tư vấn từ các cơ quan chức năng nếu cần.