Bên cạnh việc giám sát, kiểm soát các hoạt động quản lý chung cư thì một nhiệm vụ chủ chốt khác của Ban quản trị chung cư là xây dựng ngân sách tài chính hàng năm, lên danh sách các hạng mục chi tiêu sao cho tiền phí quản lý do mỗi hộ dân đóng góp được sử dụng một cách hiệu quả, hợp lý. Đối với thực tiễn tại Việt Nam, Ban quản trị cần chuẩn bị bản ngân sách chi phí ước tính hàng năm cho từng hạng mục và số tiền thu được bao gồm cả phí quản lý hàng tháng và các doanh thu khác.

Khi lập kế hoạch ngân sách, Ban quản trị cần tính đến các chi phí của những năm trước. Các thông tin khác, ví dụ như các danh mục cần thêm/bỏ trong năm tới, các khoản lệ phí khác nhau phát sinh từ lạm phát cũng nên được tính đến. Nếu ngân sách ước tính cao hơn 50% so với chi phí quản lý thì cần tổ chức cuộc họp chung để các chủ sở hữu bỏ phiếu thông qua.

Ngân sách tài chính chủ yếu bao gồm các mục sau đây: